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Konferenzraum – so wird er zweckmäßig eingerichtet

Der Konferenzraum: In der Regel finden darin wichtige Gespräche statt wie bspw. Verhandlungen mit Geschäftspartner oder interne Besprechungen. Daher ist es wichtig, dass dieser Raum wie kein Zweiter die Visitenkarte des Unternehmens sein sollte. Ein stilsicherer Geschmack und gute Qualität unterstreichen das positive Gesamtbild, ohne das viel Worte notwendig sind. Allerdings sollte die Ausstattung nicht übertrieben extravagant ausfallen, sodass die Gesprächspartner abgelenkt sind. Das wichtigste Ziel ist ein dezentes Understatement und das Wohlbefinden der Gäste.

Der Konferenzraum ist ein Podium

Es gibt einige Konferenzräume, in denen man sich so mancher tatsächlich ein wenig verloren vorkommt, wenn diese betreten werden. Oft wirken sie ungeschmückt, fad, leer und weit. Konferenzräume sind zumeist betont dezent und neutral gehalten – um ein einmal positiv auszudrücken. Oder wenn es harsch auf den Punkt gebracht werden soll: Sie sind lieblos und wirken nicht besonders einladend.

Wie soll es möglich sein, in einem solchen Raum erfolgreich mit dem Geschäftspartner oder Kunden zu verhandeln? Wie kann man hier andere für das eigene Unternehmen oder die Präsentation der Geschäftsidee begeistern? Alles was in dem Raum vorhanden ist, ist trist und dabei ist das Ziel doch die Idee zu verkaufen. Da stellt sich eine Frage: Muss ein Konferenzraum sich präsentieren wie die unendlichen Weiten des Weltraums? Wie ist es möglich, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen, die Gesprächspartner einladend zu empfangen und das ohne geschmacklich ins Fettnäpfchen zu treten?

Geschmäcker sind verschieden

Es ist ein offenes Geheimnis, dass die Geschmäcker sich unterscheiden, wobei das noch recht vorsichtig ausgedrückt ist. Besonders im Business-Bereich kommen so viele unterschiedliche Menschen zusammen. Oft sind darunter Geschäftspartner, mit denen ein Treffen nur auf rein geschäftlicher Ebene stattfindet und mit denen auf menschlicher Ebene keine Übereinstimmungen bestehen. Wir werden solche Gäste angemessen begrüßt? Wo beginnt der gute Geschmack und wo hört er auf?

Aus diesem Grund hat sich weltweit der neutrale und dezente Konferenzraum durchgesetzt. Das bedeutet blasse Resopaltische, simple Bürostühle, eine ausziehbare Leinwand und ein Beamer. Mehr gibt es oftmals nicht. Bilder, die ablenken könnten sind hier nicht zu finden. Auch Blumenarrangement, welche die Tristheit des Raumes ein wenig auflockern würden sind Fehlanzeige. Es gibt nichts und das aus guten Grund, wie man annehmen möchte. So könnten die Bilder dem Gesprächspartner nicht gefallen und vielleicht ist er sogar gegen die Blumen allergisch. Also wird lieber auf alles verzichtet und sich auf das wesentlich konzentriert: Das Gespräch.

Doch aus einem anderen Blickwinkel gesehen, wird durch eine geschmackvolle Dekoration und Einrichtung die Atmosphäre aufgelockert und zudem wird die eigene Präsentation aufgewertet. Denn wer sich in einem Raum wohlfühlt, der bleibt auch gern länger und konzentriert sich mehr auf das Gespräch. Eben daher ist es ratsam, den Konferenzraum etwas wohnlicher einzurichten. Wer nicht auf die Resopaltische verzichten möchte, der kann auf eine schicke Konferenztischdecke zugreifen. Diese besonderen Tischdecken verbessern das Erscheinungsbild und den Komfort des Raumes, da sie den Geräuschpegel reduzieren und sogar Hintergrundgeräusche dämpfen. Eine andere Variante sind Echtholztische mit passenden gemütlichen Stühlen. Was die Wände angeht, so sollten diese nicht im tristen Weiß gestrichen sein, sondern in einem freundlichen Pastellton.

Die Vorbereitung auf den Geschäftspartner

Werden Geschäftspartner empfangen, dann heißt es sich im Vorfeld damit beschäftigen, mit wem man es zu tun bekommt. Bei ausländischen Geschäftspartner beispielsweise sollten die Tabus und Regeln in Erinnerung gerufen werden, die im Herkunftsland gelten. Auf diese sollte sich jeder Gesprächsteilnehmer vorbereiten und auch der Konferenzraum sollte entsprechend vorbereitet sein. Wer bspw. Gäste aus den arabischen Ländern empfängt, der wird sicherlich keinen erfolgreichen Geschäftsabschluss erzielen, wenn er zum Empfang Sekt serviert und als Snack Mettbrötchen serviert. Umgekehrt sollt den japanischen Geschäftspartnern nicht das Sushi vom Japaner um die Ecke serviert werden, da dies nicht nur albern wirkt, sondern einen hilflosen Versuch darstellt, sich unbedingt authentisch zu präsentieren.

Geht es um die Verköstigung bei einer Konferenz, dann ist es die Liebe zum Detail sowie die Vorbereitung auf die Gäste. Dies hat mit Respekt zu tun, der von den Gästen positiv wahrgenommen wird. Das heißt, es sollte nicht irgendwas auf den Tisch gestellt werden, sondern wichtig ist es, dies mit Bedacht zu wählen. Jedoch sollte dabei nicht zu dick aufgetragen werden. Am besten ist es, wenn es so wirkt, als wenn mit Stil an alles gedacht wurde und der Fokus trotzdem auf dem wesentlichen liegt: Das Gespräch und ein produktives Meeting.

Darüber hinaus gilt es zu beachten, dass sich jeder bei einem Geschäftstreffen so authentisch wie möglich zeigt. Wer versucht, sich zu verstellen, der hat eventuell etwas zu verbergen. Dies wird mit Sicherheit vom Gegenüber wahrgenommen – selbst wenn es nur unbewusst ist. In Bezug auf den Konferenzraum: Dieser sollte für alle ein angenehmes Podium dafür sein, um sich sicher und wohl zu fühlen. Sodass sich alles um genau das dreht, worum es letztendlich geht: Gegenseitiges Vertrauen und ein erfolgreicher Geschäftsabschluss.

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