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Mit dem Unternehmen umziehen – hilfreiche Tipps

Nicht immer ist es für ein Unternehmen möglich, über viele Jahrzehnte am selben Standort zu bleiben. Die Wirtschaft ist einem ständigen Wandel unterworfen, neue Trends und Fertigungstechniken erfordern manchmal einen Standortwechsel. Auch Startups, die ihren Anfang oft im privaten Home-Office nehmen, kommen irgendwann einmal an den Punkt eigene Büroräume zu suchen. Denn wenn sich mehr Kunden für die Produkte oder Dienstleistungen interessieren und man zusätzliche Mitarbeiter beschäftigt, lässt sich das innerhalb der eigenen vier Wände meist nicht mehr bewerkstelligen. Also heißt es ein neues Büro suchen, wo die Angestellten genügend Platz haben. Egal ob kleiner Betrieb oder Großkonzern, eine gute Planung erleichtert die Übersiedelung.

Lange im Vorhinein planen spart Stress

Der erste Schritt zum erfolgreichen Firmenumzug ist natürlich eine neue Bleibe zu finden. Dafür benötigen Firmenchefs oft mehrere Wochen. Schließlich möchte man sich nicht mit einem Kompromiss zufriedengeben, der erfordert in einem oder zwei Jahren erneut umziehen zu müssen. Für die Suche bieten sich Plattformen im Internet oder professionelle Immobilienmakler an. Ist das neue Objekt besichtigt und der Kauf- oder Mietvertrag unterschrieben, sollten die Mitarbeiter über die Entscheidungen informiert werden. Sie sind es schließlich, die vermutlich während des Umzugs mehr Arbeit zu verrichten haben. Besonders wichtig im Rahmen eines Firmenumzugs ist, dass die Produktion und der Betrieb so kurz wie möglich unterbrochen werden. Immerhin stehen vermutlich einige Projekte an, Bestellungen müssen rechtzeitig geleifert und Kundenwünsche erfüllt werden. Motivierte Angestellte, die positiv auf die Übersiedelung eingestellt wurden, sorgen dafür, dass der Betrieb möglichst reibungslos weiterläuft. Je nach Möglichkeit sollte auf die Wünsche des Personals Rücksicht genommen werden, was die Einrichtung und Zimmeraufteilung am neuen Standort betrifft. In der Regel sind es auch die Mitarbeiter, die für ihren Bereich Unterlagen und Büroutensilien in Umzugskartons packen. Firmenchefs sorgen dafür, dass sie dafür hochwertiges Verpackungsmaterial und Kartonetiketten zur Verfügung haben. Immerhin ist es wichtig, jeden Umzugskarton genau zu beschriften. Am besten schreibt man in Stichworten den Inhalt des Kartons auf und gibt auch an, in welchen Raum im neuen Bürogebäude der Karton abgestellt werden soll. Das erspart viel Chaos und Zeit.

Checklisten für den Firmenumzug erstellen

Wer schon einmal in privatem Rahmen umgezogen ist, der weiß wie viel Arbeit dahintersteckt. Auch mit einem Unternehmen zieht man nicht innerhalb weniger Tage um. Ganz im Gegenteil, wenn eine Produktion involviert ist, benötigt die Übersiedelung noch mehr Planung. Hilfreich dabei ist, sich Checklisten zu erstellen. Ein Punkt nach dem anderen wird abgehakt, bis man sich schließlich am neuen Standort eingefunden hat. Hier einige wichtige Punkte, die Firmenchefs auf keinen Fall vergessen sollten:
  • Die Kündigungsfristen am alten Unternehmensstandort beachten: Oft beträgt die Frist bei Mietobjekten drei Monate. Das setzt eine langfristige Planung voraus. Es wird sich kaum vermeiden lassen, zumindest einen Monat lange sowohl am alten als auch am neuen Standort Miete zu bezahlen. Somit bleiben vier Wochen für die Übersiedelung.
  • Kündigen müssen die Verantwortlichen auch den Vertrag mit dem Energieversorger, möglicherweise sollten auch einige Versicherungen über den Umzug informiert werden.
  • Ganz besonders wichtig ist, zeitnah eine Information an Kunden und Geschäftspartner auszuschicken und sie unter Umständen über Sperrtage im Rahmen des Umzugs und die neue Anschrift zu informieren
  • Die neue Adresse erfordert auch neue Drucksorten anzufertigen: Auf Visitenkarten, Flyern, Katalogen sowie auf der Webseite sollte die neue Adresse erscheinen
  • Außerdem lohnt es sich, bei der Post einen Nachsendeauftrag einzurichten. Somit wird die Post für eine festgelegte Zeit von der alten an die neue Adresse weitergeschickt

Umzug mit Profis oder alleine?

Ein Umzug in Eigenregie bietet sich fast nur für Startups und Ein-Personen-Unternehmen an. Jede größere Firma wird sich vermutlich keine Sackkarre Profi kaufen, um die Kartons selbst in Lieferwägen zu befördern. Professionelle Umzugsfirmen bieten ein breites Spektrum an Leistungen. Unter anderem übernehmen sie das Zerlegen von Möbeln und verpacken diese so, dass nichts während des Transports beschädigt sind. Das Packen der Umzugskartons mit Ordnern, Büroinventar und persönlichen Gegenständen übernehmen meistens die Mitarbeiter des Unternehmens, das den Umzug vorbereitet. Dafür ist allerdings Verpackungsmaterial notwendig, das Firmen entweder online bestellen oder auch beim Umzugsunternehmen ordern. Besonders heikle Geräte wie Computer, Drucker oder Scanner können auf Wunsch auch von der Umzugsfirma fachgerecht verpackt werden. Außerdem kümmert sich das Umzugsunternehmen auch um die Errichtung von Halteverbotszonen vor dem alten und neuen Bürogebäude. So können die LKWs direkt vor dem Objekt parken. Jeder Meter, den der Wagen unnötig weit von der Eingangstüre entfernt geparkt werden muss, kostet Zeit. Wichtig für Firmenchefs ist auch zu wissen, dass das von einer Umzugsfirma transportierte Gut versichert ist. Dabei gilt es allerdings den Vertrag genau zu lesen, da die Haftungssummen unterschiedlich sind. Wie viel ein Unternehmen für den Umzug zahlt, hängt von der Bürogröße, der Art und Menge der Kartons, Möbeln und dem sonstigen Inventar sowie der Entfernung zwischen altem und neuem Standort ab.

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