Event Präsentation – das gilt es zu beachten

Events zu planen stellt eine große Herausforderung dar. Gerade die Event Präsentation muss hierbei ein gutes Bild auf die Veranstaltung werfen. Bevor man jedoch eine gute Event Präsentation erstellen kann, muss man sich zunächst zahlreiche Gedanken über das Event also solches machen. Insofern sind zwei Schritte zu unterscheiden: Zunächst musst das Event geplant werden und anschließend muss über diese Planung und das Event eine gute Präsentation gehalten werden.

1. Planung des Events

Die Planung von Events stellt eine Königsdisziplin dar. Sie kann dabei vielseitig und spannend sein. Gleichzeitig kann eine solche Planung aber auch zu sehr viel Stress und einer hohen Belastung führen. Ursachen für den Stress können dabei zu wenige Anmeldungen, falsches Timing, Fehlplanung, technische Probleme, schlechtes Wetter und eine Terminkollision, die Wahl des richtigen Caterings und noch viel mehr sein. Viele dieser Risikofaktoren können jedoch durch eine sorgsame Planung wirksam minimiert werden. Der entscheidende Faktor ist hierfür sicherlich, dass man frühzeitig beginnen sollte die Veranstaltung zu organisieren. Auf diesem Wege lassen sich häufig erhebliche Kosten sparen. Gleichzeitig können sich die Teilnehmer den Termin vormerken, so dass Absagen nicht so zahlreich stattfinden sollten. Auch muss bei vielen Lokalitäten mit einem erheblichen Vorlauf gerechnet werden. Aus diesem Grund können bei einer zu späten Terminierung zahlreiche Eventlocations bereits ausgebucht sein. Weiterhin steht am Anfang der Planung die Festlegung des Ziels der Veranstaltung. Nur wenn man das Ziel klar definiert hat, kann die Veranstaltung drumherum geplant und organisiert werden. Mit der Frage des Ziels gehen auch weitere Fragen einher. So muss man festlegen, wie man dieses Ziel innerhalb des Events präsentiert. Weiterhin gibt das Ziel maßgeblich vor, welche Teilnehmer zu der Veranstaltung eingeladen werden sollen. Sollte man die Planung des Events nicht alleine übernehmen, so ist eine Verteilung der Aufgaben unter den beteiligten Personen wichtig. So sollte klar definiert werden wer welchen Bereich der Veranstaltung organisiert und gestaltet. Auf diesem Wege wird die Arbeit effektiv auf verschiedene Personen verteilt. Dabei bietet es sich an in festgelegten Abständen ein kurzes Meeting zu veranstalten, um alle Beteiligten auf denselben Stand zu bringen

Anschließend ist es auch in dieser Phase bereits wichtig festzulegen, wer die Veranstaltung nachbereitet. Denn genauso wichtig wie die Planung eines Events, ist die Nachbereitung eines Events. So muss sich rückblickend gefragt werden, ob die Ziele, die man mit der Veranstaltung erreichen wollte, erreicht worden sind. Durch diesen Prozess können zukünftige Veranstaltungen noch besser geplant und zielgerichtet ausgetragen werden.

2. Event Präsentation

Hat man sich nun ausgiebig und über einen längeren Zeitraum Gedanken über die Planung des Events gemacht, so folgt häufig eine Event Präsentation vor einem Publikum. Dieses Publikum kann dabei aus Mitarbeitern, externen Menschen oder der Führungsetage bestehen. Damit diese Präsentation nun erfolgreich gelingt, sind einige Punkte zu beachten. Am Anfang der Präsentation steht der Gedanke, welches Präsentationsmedium man benutzen möchte. Gerade im Unternehmensbereich wird man dabei häufig auf PowerPoint zurückgreifen. Gleichwohl ist dies nicht verpflichtend. So finden sich viele interessante Alternativen. Hat man sich nun Gedanken über das Format der Präsentation gemacht, gelangt man zum Inhalt der Präsentation.

Zunächst sollte man die Veranstaltung – wie oben beschrieben – ausführlich planen. Die Gedanken, die man sich bei der Planung gemacht hat, müssen nun in die Präsentation eingefügt werden. So ist es elementar wichtig, dass das Ziel der Veranstaltung direkt zu Beginn der Präsentation beschrieben wird. auf diesem Wege können die Zuhörer der Präsentation direkt besser folgen. Das Publikum sollte dabei als König betrachtet werden. Es verdient damit einen Vortrag, welcher auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Wichtig ist hierbei vor allem eine Reduktion auf das Wesentliche. So sollten nicht zu viele Informationen in der Präsentation auftauchen. Vielmehr sollte man sich auf die wesentliche Punkte der Planung beschränken. Nachdem man das Ziel des Events dargestellt hat, können nähere Informationen zu der Location und zu der Uhrzeit folgen. Wichtig hierbei ist eine klare Kommunikation mit dem Publikum. Dabei sollte das Publikum immer wieder in die Präsentation mit einbezogen werden. Auf diese Weise werden die Teilnehmer zur aktiven Mitarbeit motiviert. Auf diesem Wege können eventuell auch noch weitere gute Ideen für die Veranstaltung gesammelt werden. Auch kann es sich hierbei anbieten, Bilder von vergangenen Veranstaltungen oder von dem Veranstaltungsort zu zeigen.

3. Fazit

Die Planung einer Veranstaltung stellt eine große Herausforderung dar. Durch ein frühzeitiges beginnen mit der Planung können jedoch viele Risiken deutlich minimiert werden. Entscheidend ist hierbei die Festlegung des Ziels der Veranstaltung. Dieses Ziel muss anschließend in der Präsentation lebhaft und eindringlich präsentiert werden.