Ein Firmenumzug – mit Kisten packen allein ist es nicht getan

Zieht ein Unternehmen um, dann geht das nicht oft ohne Veränderungen, Umbruch und Verunsicherung über die Bühne. Der rein logistische Aufwand des Umzuges ist dabei noch das kleinste Problem. Vielmehr ist es der Faktor Mensch, der entscheidend ist für den Erfolg. Der Ökonom Lars Schweizer, der an der Goethe-Universität in Frankfurt strategisches Management lehrt, erklärte Folgendes: „Ein Umzug ist für das Management ein Mammutprojekt, weil er die Mitarbeiter unter Stress setzt und jahrelang gewachsene Strukturen auseinanderreißt.“

Firmenumzüge sind etwas alltägliches

Von 2017 auf 2018 wechselten 86.600 Unternehmen innerhalb Deutschlands ihren Firmensitz. Dabei handelt es sich um drei Prozent aller Unternehmen. Zum Vergleich: 2004 waren es nur 60.000. Dies zeigte eine Analyse des Mannheimer Wirtschaftsforschungsinstituts ZEW auf, die für das Handelsblatt erstellt wurde. Nach dieser Analyse bleiben die meisten der Unternehmen in der Nähe ihres alten Standortes, während die Umzuge von mehr als 20 Kilometer eher selten sind.

Die Gründe für die Umzüge sind vielfältig: Bei einigen ist die alte Zentrale einfach in die Jahre gekommen. Aber auch Spar- und Umstrukturierungsmaßnahmen sind ein Grund für einen Umzug. Es kann ebenfalls sein, dass der neue Standort mit niedrigeren Gewerbesteuern lockt oder der Möglichkeit, dass Geschäftseinheiten wie bspw. Produktion, Lager und Verwaltung zusammengelegt werden können.

Der Büroumzug: Ohne Verzögerung zum neuen Standort

Es kann viel Kraft kosten, einen Firmenumzug zu planen, und da reicht es schon, wenn „nur“ ein Büroumzug geplant ist. Doch aufgrund besserer Standorte entscheiden sich viele Firmen für ein solch schwieriges Vorhaben. Besonders dann wenn es aufgrund der aktuellen Auftragslage zu keinerlei Verzögerungen kommen darf, lohnt es sich, ein Umzugsunternehmen zu beauftragen. Dieses ist dann von der Umzugs-Checkliste bis hin zur Durchführung es Umzuges an der Seite des Kunden.

Die essentiellen Aspekte eines Büroumzuges

Aber warum eigentlich ist ein Firmenumzug eine große Herausforderung? Die Antwort hier ist einfach: Aufgrund der sensiblen Daten des Unternehmens sowie der oftmals hochwertigen Geräte. Aber auch aufgrund dessen, dass der laufende Betrieb nicht zu lang unterbrochen sein sollte. Eine unangenehme Folge davon wären finanzielle Einbußen. Zudem ist es wichtig, dass bei einem Umzug die Mitarbeiter bedacht werden, denn schließlich ist es wichtig, dass sie sich an dem neuen Standort schnell eingewöhnen und weiterhin produktiv ihrer Arbeit nachgehen.

Wer erfolgreich einen Büroumzug hinter sich bringen möchte, der sollte vor allem besonderen Wert auf den Schutz der sensiblen Dokumente und Daten legen, ebenso wie auf den des wichtigen Büro-Equipments. Professionelle Umzugsfirmen wissen um die Ansprüche der Unternehmen und kümmern sich diskret und zuverlässig um die Materialien und Unterlagen.

Tipps & Tricks für den Firmenumzug

Bei einem Firmen- bzw. Büroumzug ist eine Vorlaufzeit von vier bis sechs Monaten empfehlenswert. Am besten ist es vorab eine Inventur durchzuführen und alle Gegenstände und Dokumente, die mit ins neue Büro ziehen aufzulisten. Im Anschluss kann problemlos überprüft werden, was den Büroumzug unbeschädigt überstanden hat. Darüber hinaus sollten die Mitarbeiter frühzeitig auf den bevorstehenden Umzug eingestellt werden. Ratsam ist es einzelne Aufgaben zu vergeben und eine Art Projektplan für den Umzug anzufertigen.

Ebenfalls sollten die Kosten im Vorfeld kalkuliert werden. Der Firmenumzug mit einem professionellen Umzugsunternehmen ist zumeist nicht teurer, als der in Eigenregie – denn immerhin wollen auch die privat organisierten Umzugshelfer entlohnt werden. Darüber hinaus muss ein Transporter oder LKW angemietet werden und auch Verpackungsmaterialien werden benötigt. All das übernimmt ein Umzugsunternehmen.

Der Unterschied: Firmenumzug vs. Privater Umzug

Bei einem Firmenumzug fällt weitaus mehr Umzugsgut an, als bei einem Privatumzug. Zudem gibt es sensible Unterlagen und Dokumente, die den Umzug unbeschädigt überstehen müssen. Käme es zu einer Beschädigung oder einem Verlust im Rahmen des Standortwechsels, dann wäre das für das Unternehmen verheerend. Bei einem Firmenumzug muss darauf ein besonderes Augenmerk gelegt werden.

Zudem erfolgt hier der Umzug nicht mit Kind und Kegel, sondern mit einer kompletten Büroausstattung und Mitarbeitern. Es zählt bei einem Firmenumzug jede Minute, denn es geht darum, an dem neuen Standort schnell wieder das Geschäft aufzunehmen. Das heißt, der gewöhnliche Büroalltag sollte so schnell wie möglich – trotz des Umzugsstress – einkehren, damit keine Aufträge verloren gehen. In dieser Hinsicht ist bei einem Firmenumzug Zeit bares Geld wert.

Der Arbeitgeber hat das Sagen

Es spielt keine Rolle in welche Richtung: Die Mitarbeiter müssen sich überlegen, ob sie hinterherziehen. Doch verlagert das Unternehmen seinen Standort um weniger als fünf Kilometer, dann sind die Mitarbeiter rechtlich dazu verpflichtet, an dem neuen Standort weiterzuarbeiten. Gedeckt ist dies durch das Direktionsrechts des Arbeitgebers.

Was ist aber, wenn das Unternehmen eine größere Standortverlegung vornimmt? In diesem Hinblick lohnt sich ein Blick in den Arbeitsvertrag. Sollte der Arbeitsort dort konkret festgelegt sein, dann muss der Mitarbeiter nur an dem bisherigen Ort arbeiten – somit kann der Unternehmer nicht einfach eine Versetzung vornehmen.

Doch die neuen Arbeitsverträge enthalten oft eine Versetzungsklausel. Durch diese hat der Arbeitgeber das Recht, Mitarbeiter an einen anderen Ort zu versetzen – wobei der Umzug auch zumutbar sein muss. Was das letztendlich bedeutet, dies ist von Fall zu Fall verschieden.