Mittelstandsunternehmen Schritt für Schritt digitalisieren

Digitalisierung lautet seit gefühlten Jahrzehnten das Credo, um für mehr Effizienz im Mittelstand zu sorgen. Und das hat seinen guten Grund: Denn in den meisten Bereichen führt an ihr kein Weg mehr vorbei. Wer seine Prozesse nicht digitalisiert, hat gegen die Konkurrenz oft keine Chance mehr.

Dennoch weisen gerade kleine und mittlere Betriebe häufig noch große Lücken auf, wenn es darum geht, Abläufe durch Software & Co. effizienter zu gestalten. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen anhand eines praktischen Leitfadens, wie Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen erfolgreich durchführen und worauf Sie dabei unbedingt achten sollten.

Schritt 1: Bestandsaufnahme durchführen

Den Beginn einer jeden Digitalisierungsmaßnahme sollte immer eine gründliche Aufnahme und Beurteilung des Status Quo sein. Denn nur daran lässt sich Erörtern, ob eine Digitalisierung überhaupt Sinn macht.

Die folgenden Fragen sollten Sie hierbei beantworten:

• Wo ist Ihr Unternehmen bereits digitalisiert und in welchen Bereichen erfolgen Abläufe noch von Hand?
• In welchen Bereichen Ihres Unternehmens können Sie mittels Digitalisierung die größten Vorteile (mehr dazu weiter unten) erzielen? Grenzen sie jene Bereiche ein, die das größte Potenzial aufweisen und in denen sie mit möglichst geringem Aufwand ein maximum an Wirkung erzielen können.
• Welche Abläufe in Ihrem Betrieb sind essentiell – müssen also in jedem Fall ohne Unterbrechung weiterlaufen? Diese Bereiche müssen definiert werden und Sie müssen verschiedene Szenarien für ihre Digitalisierung ausarbeiten. So stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Funktionen ungehindert weiter erfüllt werden, wenn es zur Umstellung auf digitale Lösungen kommt.
• Welche Lösungen kommen in den verschiedenen Bereichen zum Einsatz? Sofern es sich bereits um digitale Lösungen handelt: Sind die eingesetzten Softwares und Systeme miteinander kompatibel – also miteinander verknüpfbar? Dieser Punkt ist vor allem dann von Relevanz, wenn Sie Informationen über mehrere Unternehmensbereiche und Abteilungen hinweg nutzen wollen. Lösungen von einem Anbieter bieten hier in der Regel die meisten Möglichkeiten.
• Wie ist es um die digitale Infrastruktur Ihres Unternehmens bestellt? Verfügen Sie über ausreichende Computer und mobile Geräte, um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen sinnvoll vorantreiben zu können?
• Wie sieht es mit den digitalen Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus? Verfügen sie über die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten, um sich rasch in neue Lösungen einzuarbeiten, oder müssen sie zuvor entsprechend geschult werden?

Schritt 2: Ziele setzen

Die Digitalisierung trägt nur dann zur Effizienzsteigerung bei, wenn mit ihr klare Ziele verbunden sind. Ohne Ziele ist auch eine Erfolgsmessung unmöglich.

Achten Sie dabei auf die folgenden Punkte:

• Welche Ziele wollen Sie mit der Digitalisierung von Prozessen in Ihrem Betrieb erreichen? Wollen Sie z.B. Arbeitskräfte einsparen, Papier sparen, oder den administrativen Aufwand senken? Werden Sie dabei so konkret wie möglich und erfassen Sie unbedingt den Ist-Zustand oder die Ausgangssituation, damit Sie für später einen Vergleichswert haben, an dem Sie den Erfolg Ihrer Maßnahmen messen können.
• Definieren Sie Kennzahlen zur Erfolgsmessung. Zum Beispiel eingesparte Arbeit im administrativen Bereich in Stunden pro Woche, oder die Reduktion von Reaktionszeiten in Prozent.

Schritt 3: Grundlagen und Voraussetzungen schaffen

Digitalisierung ist viel mehr als die bloße Anschaffung einer Software. Vielmehr gehen mit ihr verschiedene andere Prozesse einher, die oft einen tiefen Eingriff in bestehende Muster darstellen.

Das sollten beachten:

• Welche Personen in- und außerhalb Ihres Unternehmens sind von den geplanten Veränderungen betroffen? Diese Frage ist essenziell. Denn fehlt die Unterstützung der relevanten Personen kann die Digitalisierung von Prozessen scheitern oder nicht die von Ihnen definierten Ziele erreichen.
• Wie binden Sie Ihre Mitarbeiter und andere betroffene Personen und Unternehmen in den Veränderungsprozess ein? Wie unterstützen Sie sie bei Fragen und Problemen?
• Welche Person oder Abteilung in Ihrem Unternehmen ist für die Planung, Umsetzung und Bewertung der Digitalisierungsschritte verantwortlich? Die Verantwortlichen müssen über klar definierte Kompetenzen, Kenntnisse und Mittel zur Umsetzung des Vorhabens verfügen.
• Die Digitalisierung von Abläufen muss möglichst genau geplant sein, damit in jeder Phase des Prozesses Klarheit und Transparenz herrschen. Eine exakte Planung ist auch Grundlage dafür, dass der reguläre Betrieb so wenig wie möglich gestört wird.
• Werden Datenschutz und Datensicherheit (Stichwort: DSGVO) bei Ihrem Vorhaben ausreichend berücksichtigt? Falls nicht: Welche Voraussetzungen müssen dafür getroffen werden?

Schritt 4: Finanziellen Aspekt berücksichtigen

Kurzfristig verursacht die Digitalisierung von Abläufen in Ihrem Unternehmen Kosten. Je nach Umfang der Digitalisierungsschritte können diese relativ hoch ausfallen.

Diese Dinge sollten Sie dabei berücksichtigen:

• Welche zu erwartenden temporären und dauerhaften Kosten gehen mit der Einführung einer neuen digitalen Lösung einher? Stichworte: Anschaffung von Hardware, Lizenzgebühren für Software, Schulungsaufwände, Wartung von Servern, etc.
• Möglicherweise benötigen Sie bei der Digitalisierung von Prozessen vorübergehend externe Hilfe oder schaffen sogar neue Stellen im Informatikbereich.
• Stellen Sie ausreichende Mittel bereit. Mittel- bis langfristig amortisieren sich die Kosten für Digitalisierungsmaßnahmen. Trotzdem ist eine realistische Sicht auf die anfallenden Kosten wichtig.

Erfahrene Partner sind Gold wert

Abschließend noch ein Tipp: Vertrauen Sie bei der Digitalisierung von Prozessen in Ihrem Unternehmen auf die Expertise von Anbietern. Diese haben täglichen mit unterschiedlichsten Unternehmen aus verschiedenen Bereichen zu tun und kennen ihre Herausforderungen und Probleme.

Wir von PlanRadar stehen Ihnen für alle Fragen rund um die Digitalisierung mit Rat und Tat zur gerne zur Seite. Als weltweit führender Entwickler einer Bau-App und einer Software für das Baumanagement wissen wir, wo die häufigsten Hürden liegen und wie sich diese meistern lassen. So viel vorweg: Jene unserer Kunden und Kundinnen, die sich mit den oben angeführten Punkten am intensivsten befassen, verzeichnen später auch die größten Erfolge.

Darüber hinaus hat es sich auch sehr bewährt, dass wir allen Kunden einen kompetenten Support zur Verfügung stellen. Denn viele Fragen tauchen nicht nur bei der Einführung, sondern auch während der Nutzung digitaler Produkte auf.